De bedrijfsvoering van rijscholen is steeds vaker geautomatiseerd. Er valt veel winst te behalen in tijd en geld door de papieren werkwijze om te zetten naar een digitale. Zo werken inmiddels ruim 400 rijscholen met de rijschoolsoftware van Dation. Maar liefst 1500 rijinstructeurs loggen dagelijks in via de mobiele app.

“In deze digitale werkwijze worden veel handelingen die nu op papier dubbel gedaan worden, vereenvoudigd en daardoor sneller en foutloos”, legt Wouter Eijkelenkamp van Dation uit.

Lesauto

Door de mobiele software die te gebruiken is in de lesauto, bijvoorbeeld op een iPad, heeft de rijschoolhouder alle administratie afgerond zodra hij de autodeur dichtdoet. Eijkelenkamp: “Door onze software kunnen alle dagelijks zaken die nu op papier worden afgehandeld, direct digitaal verwerkt worden. Hierdoor hoeven er geen dagstaten meer verwerkt te worden op kantoor of na de lesdag thuis nog van alles in Excel bijgehouden te worden.”

Met de software kan er automatisch gecommuniceerd worden met leerlingen. “Bij het inplannen van een les krijgt de leerling automatisch een email met de bevestiging van de lestijden. Via het leerlingenportaal kan de leerling bekijken hoeveel lessen hij nog tegoed heeft en of hij nog iets moet betalen. Deze gegevens zijn altijd actueel en waterdicht”, vertelt Eijkelenkamp.

Kasboek

Ook het bijhouden van een kasboek neemt de Dation-software voor zijn rekening. “Zowel de inkomsten als de uitgaven die gedurende de lesdag plaatsvinden, kunnen in Dation worden ingevoerd. Hierdoor is het kasboek altijd direct up-to-date en hoeft er niet na de lesdag nog een stapel papierwerk en bonnetjes verwerkt te worden. Het maken van een kwartaaloverzicht voor de BTW is hiermee ook in enkele minuten gedaan.”

Het ontvangen van onnodige belletjes in de auto vanwege planningswijzigen is volgens Eijkelenkamp voortaan ook overbodig. “Als een leerling naar kantoor belt om een les te plannen/verzetten, moet er altijd gebeld worden met de instructeur om te kijken wanneer zijn agenda vrij is. De papieren agenda is immers in de auto.

Agenda

Eijkelenkamp: “Met de Dation-agenda is altijd inzicht in alle agenda’s en wanneer er een wijziging plaatsvindt, is de agenda direct voor iedereen bijgewerkt. Niet meer dubbel plannen en geen onnodige telefoontjes meer.”

Dation bestaat uit een team van 20 personen dat dagelijks bezig is om Dation Dashboard te verbeteren en verder te ontwikkelen. Het software-bedijf heeft inmiddels 10 jaar ervaring in de rijschoolbranche. Dation Dashboard is geschikt voor zowel eenmanszaken als grote rijscholen

Fulltime-helpdesk

Eijkelenkamp: “We bieden onze klanten een goede service door de fulltime-helpdesk en overstapservice voor nieuwe rijscholen. Ook bieden we een geavanceerde koppeling met social media, een speciale app voor mobiel werken en periodieke workshops om systeem nog efficiënter te gebruiken.”

Facturen per email verzenden kan al via Dation. Deze facturen zijn tevens voor de leerling inzichtelijk via het leerlingportaal. Eijkelenkamp: “Binnenkort komt hier ook een link met iDEAL in, zodat de verschuldigde bedragen sneller bij de rijschool op de rekening staan.”

Code95-nascholing

Een andere update is de Code95-nascholing planner. Deze code95-module maakt het mogelijk om zeer snel een overzichtelijk cursussen te plannen en het bestand van kandidaten te managen.

Dation analytics is een handig rapport dat maandelijks de ontwikkeling van de rijschool laat zien op gebied van omzet, uren en leerlingbestand. “Erg handig om snel te kunnen meten en inzien hoe de rijschool de afgelopen maand gedraaid heeft”, vertelt Eijkelenkamp.

BTW-wijziging

Dation heeft voor de BTW wijzigingen van 1 oktober een slimme tool gemaakt die automatisch naheffing berekent en de facturatie op orde brengt. Tevens verzorgt Dation dat alle wijzigen ten aanzien van de CBR-eisen per 1 januari op de juiste wijze worden doorgevoerd, zodat alle facturatie en kostensplitsing vanaf dat moment vlekkeloos verlopen. 

Vraag nu een gratis introductie aan van de Dation rijschoolsoftware

Lees ook: Mobiele digitale administratie scoort goed onder rijscholen