Leerlingen willen nog wel eens vergeten wanneer ze les hebben, bij wie en zelfs waar ze worden opgehaald. Omdat miscommunicatie tussen rijscholen, de leerling en de instructeur tijd én geld kost heeft softwareleverancier PlanGo software ontwikkeld die deze processen stroomlijnt. “Ons programma zorgt voor transparantie naar de leerling en de ouders. Tegelijkertijd wordt de generatiekloof tussen de instructeur en de leerling kleiner gemaakt”, vertelt directeur Tom Tijssen van PlanGo. Tijssen geeft op 12 september een workshop over de app tijdens de Lesauto Testdag in Soest.

“Voor rijschoolhouders is het plannen van rijlessen een dynamisch proces. Een instructeur heeft zo’n dertig tot veertig leerlingafspraken per week, allemaal met een risico op onjuiste registratie. Denk daarbij aan een rijles die niet doorgaat of verschuivingen in het rooster of de ophaallocatie. Alles staat of valt met de planning, daarom hebben we die super eenvoudig in gebruik gemaakt.”

Planning

“PlanGo helpt je om het totale werkproces te organiseren. Dit begint met de planning. De inschrijving van de leerling gebeurt digitaal via de website en de leerling staat direct in PlanGo. Vervolgens kan de leerling de LeerlingApp downloaden of de mobiele versie van onze software gebruiken. Ook voor de instructeur hebben we een speciale app ontwikkeld.”

De digitale planner vervangt het bijhouden van een papieren agenda. De software wordt ook gebruikt voor de vorderingskaart, waarin staat hoe de leerling het doet tijdens de les. “Daar kan bijvoorbeeld in worden gemeld hoe de vordering van de techniek in de auto gaat, wat het kijkgedrag is en hoe er wordt omgegaan met lastige rotondes.”

Vorderingskaart

Wat instructeurs doen wordt inzichtelijk gemaakt voor de ouders, vertelt Tijssen. “Ook de ouders kunnen toegang krijgen tot het account van de leerling, zodat ze de facturen, leskaart en lessen kunnen bekijken. Dat voorkomt dat ze onverwacht voor verrassingen komen te staan.”

De software vergemakkelijkt daarnaast het werkproces van de rijschoolhouder. Het is mogelijk om in de software urenlijsten in te vullen, de termijnfactuur, lesherinneringen en een koppeling te maken met het boekhoudprogramma. De rijschoolhouder kan vervolgens zelf rechten toevoegen voor instructeurs en medewerkers op kantoor, zodat zij alle gegevens kunnen inzien en zo nodig aanpassen.

De app vergemakkelijkt het werkproces van de rijschoolhouder.

Werkprocessen

De rijschoolbranche is divers en de werkprocessen zijn verschillend, vertelt Tijssen. “Een kleine rijschoolhouder is vaak ook de eigenaar en regelt zelf ook de administratie. Hier kan het zijn dat het thuisfront wil weten wat de afspraken zijn. Middelgrote rijscholen hebben vijf of meer instructeurs. Onderweg willen ze informatie uitwisselen. De nog grotere ondernemingen hebben vaak ook een kantoorfunctie. De werknemers die op kantoor zitten, moeten makkelijk met de instructeurs op de weg kunnen communiceren. In al deze gevallen is het belangrijk dat de werkprocessen gestroomlijnd verlopen.”

Dit beaamt Jos van Zuylen, eigenaar van rijschool van Zuylen uit Oss, die nu ruim twee jaar met de app van PlanGo werkt. Rijschool van Zuylen werkt met zeven instructeurs en heeft op het moment 150 leerlingen. “Ik werkte eerder met een andere softwareleverancier. Daarmee kon een leerling via een omslachtige manier inloggen. Omdat ik dat niet meer van deze tijd vond, heb ik met PlanGo contact opgenomen.”

Behoeftes leerlingen

“De app van PlanGo is modern en zit goed in elkaar. En sluit aan bij de behoeftes van leerlingen van 16 jaar en ouder. Ze vinden het makkelijk om te zien wanneer ze moeten lessen. En ze kunnen makkelijk een adreswijziging doorgeven en zien welke facturen nog openstaan. Alles in de telefoon zetten hoort ook wel bij de leeftijd.”

“Voor ons betekende de overstap naar PlanGo minder telefoontjes van leerlingen over de lestijden, bij wie ze staan ingepland en of het goede ophaaladres is ingevuld. Wij zijn als rijschool niet altijd geopend. Als een leerling op zondag iets niet weet, dan kan hij het zelf in de app opzoeken. Dit geeft ons minder stress en de leerling meer duidelijkheid.”

Instructeursapp

“De instructeursapp van PlanGo was bij ons doorslaggevend. Wij verwerken sinds een aantal jaar alles digitaal. Nu we alles via de app doen bespaart dit tijd geld en misverstanden. Voorheen moesten instructeurs nog lijstjes uitprinten voor de uren, de kilometerstand, de scores van de leerling, de facturen etcetera. Dat kan nu allemaal via de app. Het papierwerk is teruggebracht naar nul.”

Marieke van Gompel

Tom Tijssen geeft op 12 september een workshop over de LeerlingApp tijdens de Lesauto Testdag in Soest. Ook is PlanGo exposant op de Rijschoolbeurs. Hier vind je meer informatie over de Lesauto Testdag: http://www.lesautotestdag.nl/