Rond de jaarwisseling is het voor rijschoolhouders weer tijd om de administratie bij te werken. Waarmee moeten ondernemers rekening houden in het nieuwe jaar? En hoe kan de boekhouding efficiënter worden gemaakt? Tom Tijssen van PlanGo Rijschoolsoftware geeft tips.

Bladeren door de agenda, facturen opsporen en alle gegevens bij elkaar sprokkelen voor de verplichte jaarrekening. Boekhouden kost tijd, zeker als dit niet geautomatiseerd is. Een softwareprogramma als PlanGo kan daarom een uitkomst zijn. Bovendien zijn er zaken die ondernemers komend jaar extra in de gaten moeten houden, waarbij het softwareprogramma een handje kan helpen.

Tarieven aanpassen

Vanwege de privacygevoelige gegevens moeten leerlingen de Gezondheidsverklaring (voorheen Eigen Verklaring) sinds november zelf indienen bij het CBR. Rijscholen zijn dus geen onderdeel meer van dit proces. “Bij veel rijscholen zat deze verklaring in hun lespakket. Zorg ervoor dat je ook deze wijziging in je administratie hebt doorgevoerd, zodat de tarieven van je pakketten up to date zijn”, vertelt Tijssen.

“Bij gebruikers van onze software verliep dit erg soepel. Er kwamen nauwelijks vragen over hoe dit moest worden aangepast in de software. We hebben hier op kantoor vrijwel niets van gemerkt, dat is dus een goed teken.” Dat geldt ook voor de verhoogde examentarieven van het CBR. Tijssen: “De meeste ondernemers belasten de verhoogde prijzen door in hun lesprijzen en lespakketten. Tarieven aanpassen in onze software gaat heel gemakkelijk, dit kost nog geen vijf minuten van je tijd.”

Jaaroverzicht

Iedere rijschool maakt aan het einde van het jaar een jaarverslag of jaarrekening. Tijssen merkt dat de jaarwisseling mede daarom ook het moment is om niet meer alles handmatig bij te houden, maar in het nieuwe jaar voor een softwarepakket te kiezen. “Met één druk op de knop liggen je gegevens dan bij de boekhouder.”

PlanGo maakt voor rijschoolhouders ook inzichtelijk hoe ze het afgelopen jaar gepresteerd hebben. “Je kunt bijvoorbeeld je resultaten vergelijken met andere perioden, of uitsplitsen per categorie: rijlessen, examens, rijschoolkosten, etcetera. Zo kun je bijvoorbeeld precies zien waar je het komende jaar de focus op kunt leggen, of bij welke categorie je de prijs misschien wat moet verhogen om je marge te behouden.”

‘Alles automatisch’

Bij PlanGo rijschoolsoftware wordt alles digitaal verwerkt. “Van de schoenendoos kun je afscheid nemen”, lacht Tijssen. Het idee is simpel: Alles wat je in de planning invoert, verloopt vervolgens automatisch. Zo werkt het softwarepakket met tegoeden die leerlingen kunnen opwaarderen door een rijles of lespakket te kopen. Is het tegoed van de leerling bijna op, dan krijgt de instructeur automatisch een seintje en kan hij overleggen met de leerling. De planning kan ook via een app op de smartphone worden gebruikt en geeft de leerling direct inzicht in de lesafspraken.

Ook facturen worden automatisch opgesteld. Niet automatisch verstuurd, overigens. “Wij vinden dat de instructeur altijd de controle hierover moet houden.” Betalen gaat bij PlanGo onder andere via iDeal. “Leerlingen betalen sneller als ze iDeal kunnen gebruiken. Ze zijn dat ook gewend. Met populaire apps als Tikkie gaan betalingen razendsnel. Papieren facturen belanden al gauw op de grote stapel.”

Professionele uitstraling

Via een app van PlanGo kunnen leerlingen ook zelf hun afspraken, leskaart, leshistorie, facturen en betalingen terugvinden. Ook is er een optie om zelf lessen in te plannen. “Geen telefoontjes en WhatsAppjes meer ’s avonds van leerlingen die niet meer weten wanneer ze ook alweer met je hebben afgesproken”, aldus Tijssen. Bovendien kunnen cursisten via een pushbericht op hun telefoon een herinnering krijgen van hun volgende les. “Dat maakt de kans dat een leerling de afspraak vergeet heel klein. Bovendien vinden leerlingen het vaak erg leuk om hun vorderingen te zien. Veel rijscholen pikken dit ook leuk op, door bijvoorbeeld leuke berichten of smiley’s op hun leskaart achter te laten.”

Ook ouders kunnen de gegevens en leshistorie inzien van hun kinderen. En dat is wel zo prettig, aangezien zij vaak degene zijn die de lessen betalen. Tijssen: “Uiteindelijk zorgt dit alles ook voor een professionele uitstraling. Het geeft leerlingen en hun ouders vertrouwen. Niet alleen kunnen ze alles terugvinden; ze zien ook dat je je administratie goed bijwerkt.”

Overstappen

Geïnteresseerde rijschoolhouders kunnen de eerste maanden de software gratis uitproberen. Wie uiteindelijk de keuze maakt voor PlanGo, hoeft niet tegen het overstapproces op te zien, verduidelijkt Tijssen. “We laten je niet aanmodderen. We kijken mee en houden in de gaten of alles goed verloopt. Wanneer je al software gebruikt worden je gegevens overgezet.” Wie toch niet tevreden is, kan het contract maandelijks weer opzeggen.

Dit artikel wordt mede mogelijk gemaakt door PlanGo rijschoolsoftware.